Nach der ABC Analyse werden alle Aufgaben einer von drei Kategorien zugeordnet. In die Kategorie A gehören dabei alle wichtigen Aufgaben, die zudem dringend zu erledigen sind. Die Kategorie B umfasst alle anstehenden Aufgaben, die zum einen etwas weniger wichtig und zum anderen nicht dringend sind. Die letzte Gruppe, die Kategorie C, beinhaltet Aufgaben, die relativ unwichtig sind, aber dennoch irgendwann erledigt werden müssen.
Wer nun die eigene Selbstorganisation analysieren möchte, sollte zunächst eine Woche lang alle Aufgaben, die er erledigt, inklusive der dafür verwendeten Zeit auf einem Blatt Papier oder mittels Software festhalten. Am Ende der Woche werden die Aufgaben dann entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in eine der Kategorien einsortiert. Nun lässt sich auf einen Blick erkennen, für welche Kategorie man den Großteil seiner Zeit aufwendet. Verbringt man die meiste Zeit mit Aufgaben aus den Kategorien B und C, deutet dies auf ein schlechtes Zeitmanagement hin. Schließlich sollte man die meiste Zeit des Tages in die wichtigen Tätigkeiten investieren, die einen näher zum Erreichen der eigenen Ziele oder der Vollendung größerer Aufgaben führen. In diesem Sinne zeigt die ABC Analyse, ob der eigene Zeitplan optimal genutzt ist oder wo Verbesserungsmöglichkeiten bestehen.
Doch nicht nur zur Analyse, sondern auch bei der täglichen Ausführung von Aufgaben kann die ABC-Methode nützlich sein. Dabei sollte man so vorgehen, dass man alle anstehenden Aufgaben des Tages den einzelnen Kategorien zuteilt. Dann beginnt man zunächst mit den Aufgaben aus der Kategorie A und erst wenn diese erledigt sind, widmet man sich den restlichen Kategorien. Ergänzen kann man dieses System durch das Pareto-Prinzip, indem man 80 Prozent der Zeit mit den wichtigen Aufgaben der Kategorie A verbringt und nur 20 Prozent für Aufgaben aus den Kategorien B und C reserviert.
Den eigenen Zeitplan kann man darüber hinaus weiter entlasten, indem man Tätigkeiten der Kategorien B und C an andere weitergibt. Das Delegieren ist somit nicht ein Abschieben von lästigen Arbeiten, es ist ein Mittel der Selbstorganisation und der sinnvollen Nutzung von Zeit.
Damit dieses Zeitmanagement -System auch effektiv ist, sollten Aufgaben etwa einmal am Tag oder einmal pro Woche hinsichtlich ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit überprüft werden. Schließlich können Aufgaben der Kategorie B schnell zu Aufgaben der Kategorie A werden. To-Do-Listen und Kalender helfen dabei, den Überblick nicht zu verlieren. Beispielsweise kann man jeden Morgen die Aufgaben des Tages überprüfen und in die Kategorien einteilen. Das erleichtert dann den Arbeitsalltag und man kann sich leichter auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren.
Nutzt man die ABC-Methode einige Zeit lang, entwickelt man nach und nach ein Gefühl für die Beurteilung der Aufgaben. Dann fällt das Unterteilen in die Kategorien leichter und auch plötzliche Änderungen werfen nicht die ganze Systematik durcheinander. Denn natürlich muss der eigene Zeitplan flexibel bleiben, da unvorhergesehene Ereignisse die Aufgabenliste durcheinander bringen können. Anrufe, E-Mails, die einer schnellen Antwort bedürfen, oder Probleme, die schnell gelöst werden müssen, können andere Aufgaben auf der Liste der Prioritäten nach hinten verdrängen.
Doch auch, wenn es Situationen gibt, in denen das System für kurze Zeit ins Wanken gerät, hilft die ABC-Methode langfristig Herr des eigenen Zeitmanagements zu bleiben.