Manuell und systematisch

In kleineren Betrieben erfolgt dieser Vorgang meist per Hand auf einem Stundenzettel. Auch regelmäßige Einträge der Arbeitszeiten in Excel-Tabellen sind weit verbreitet. In mittelgroßen und großen Unternehmen werden die Daten hingegen meist durch technische Geräte – sogenannte Erfassungsgeräte – erhoben.

In den 70ern haben Arbeitnehmer noch manuell ihre Zeitkarten abgestempelt. Doch bald kamen elektronische Geräte in Mode – angefangen mit  Steckuhren und Arbeitskarten. Mittlerweile sind viele unterschiedliche Arten elektronischer Zeiterfassungsgeräte im Einsatz.

Arten von Erfassungssystemen

Hierbei wird unterschieden zwischen speziellen Lesegeräten, mobilen Zeiterfassungsmöglichkeiten und internetbasierten Methoden. Jede dieser Arten bringt Vor- und Nachteile mit sich und jedes System ist für ganz spezielle Unternehmensbereiche und –formen geeignet:

Lesegeräte

Unternehmen, welche Lesegeräte verwenden, bringen diese meist am Eingangsbereich des Bürogebäudes an. Dies bringt den Vorteil, dass die Mitarbeiter nicht den Umweg in einen speziellen Raum nehmen müssen und gleich beim Betreten des Betriebes oder der Firma daran erinnert werden, sich anzumelden. Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass Mitarbeiter im Sichtfeld ihrer Kollegen sind – das heißt Manipulationen sind unwahrscheinlicher. Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten seine Ankunft zu vermerken. Üblich ist die Registrierung durch die Eingabe seines PINs und das Einlesen seiner Karte.

Heutzutage gibt es jedoch auch innovativere Technologien – so ist es mittlerweile auch möglich sich per Fingerabdruck oder Augenscan anzumelden. Diese Methoden nennen sich biometrische Erfassungsarten. Hierbei ist immer gewährleistet, dass sich der Mitarbeiter jederzeit anmelden kann, da der PIN oder die Karte (im Gegensatz zum Finger oder dem Auge) vergessen oder verloren werden können.

Der Nachteil dieser Geräte besteht darin, dass die Zeit erst ab der Ankunft zu laufen beginnt. Anfahrtszeiten werden somit nicht berücksichtigt und Arbeitnehmer, welche weit von ihrem Arbeitsplatz entfernt wohnen, sind eindeutig benachteiligt.

Mobile Zeiterfassung

Die mobile Zeiterfassung hat den großen Vorteil, dass sie ortsunabhängig ist. Das heißt, Arbeitnehmer müssen nicht unbedingt an einem bestimmten Ort sein, damit ihre Zeit erfasst wird. Durch einen persönlichen Datensender im Mobilgerät wird ein Signal an eine Empfängerzentrale übermittelt, sodass die Zeit zu laufen beginnt. Für diesen Dienst stehen Arbeitnehmern verschiedene Applikationen zur Verfügung. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Diensthandys austeilt, auf welchen eine solche App vorinstalliert ist.

Der Nachteil der mobilen Zeiterfassung liegt in der leichten manipulierbarkeit. Um dem entgegenzuwirken geht die mobile Zeiterfassung in den meisten Fällen mit einer Standortermittlung einher. So kann der Vorgesetzte immer nachvollziehen, wo sich der Mitarbeiter gerade befindet und ob der Beginn der angegebenen Arbeitszeit realistisch erscheint.

Internet-Zeiterfassung

Eine weitere, weit verbreitete Art die Personalzeit zu erfassen, beruht auf internetbasierten Methoden. So gibt es beispielweise spezielle Webseiten, auf denen Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten zu einer beliebigen Zeit eintragen können. Diese Variante gibt es auch häufig im internen Netz des Unternehmens – dem sogenannten Intranet.

Fazit

Die Zeiterfassung per Lesegerät ist demnach eher für Arbeitnehmer geeignet, welche für ihre Arbeitserbringung an einem festen Arbeitsplatz anwesend sein müssen. Ein Beispiel hierfür sind Arbeitnehmer mit Bürotätigkeiten oder solche in Werkstätten.

Die mobile Zeiterfassung eignet sich hingegen für Arbeitnehmer, welche an verschiedenen Orten arbeiten. Darunter fallen nicht nur Außendienstmitarbeiter, sondern beispielsweise auch Bauarbeiter. Diese Variante ermöglicht demnach eine hohe Flexibilität. Webbasierte Zeiterfassungssysteme ermöglichen zum Teil ebenfalls eine ortsungebundene Eintragung der Arbeitszeiten. Hier muss unterschieden werden zwischen den Erfassungssystemen auf speziell dafür eingerichteten Webseiten und zwischen Systemen im Intranet.

Alle vorgestellten Methoden sind etablierte Möglichkeiten der Zeiterfassung. Die geeignetste Zeiterfassungsmethode ist dabei immer abhängig von den jeweiligen Tätigkeitsbereichen der Arbeitnehmer. Vor allem bei flexiblen Varianten ist Vertrauen an den Arbeitnehmer Voraussetzung. Zwar kann der Aufenthaltsort vom Arbeitgeber bestimmt werden, allerdings ist diese Information kritisch zu betrachten, da nie 100%ig bestimmt werden kann, ob sich der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen an diesem Ort aufhält. Auch bei den anderen Methoden sollte die Unternehmensführung dafür sorgen, dass die eingesetzten Zeiterfassungssysteme nicht missbraucht werden.

Generell sind Zeiterfassungssysteme für alle Arten von Unternehmen sinnvoll und oft auch notwendig. Sie garantieren nicht nur eine reibungslose Abrechnung, sondern sparen dem Personalmanagement viel Zeit und sind vor allem für flexible Arbeitsmodelle eine wichtige Unterstützung.

Über den Autor: Roland Gmeiner ist Geschäftsführer des mittelständischen Unternehmens Streit Datentechnik GmbH. Das Unternehmen für Büroorganisations-Software von Handwerkern befindet sich bereits seit über 30 Jahren am Markt.

Was ist das Pareto Prinzip?

Vilfredo Pareto untersuchte 1897 die Verteilung des Vermögens in der britischen Bevölkerung und entdeckte dabei eine mathematische Gesetzmäßigkeit. Danach lässt sich die Aussage treffen, dass 80% des Reichtums auf 20% der Bevölkerung verteilt waren – und davon wiederum kann man sich auch weitere prozentuale Angaben der Verteilung ableiten.

Wichtig ist im Zusammenhang mit dem Zeitmanagement jedoch die 80/20-Regel, die sich auf viele andere Bereiche des Lebens übertragen lässt. Wer beispielsweise im Kundensupport arbeitet, wird es wissen: 20% der Kunden ziehen 80% aller Probleme und Beschwerdefälle nach sich. Das Prinzip lässt sich auch auf die Arbeit übertragen und man kann die Aussage treffen: In 20% der Zeit erreicht man 80% dessen, was erledigt werden muss.

Wie wirkt sich das auf die Zeitverteilung aus?

Will man Paretos Kenntnisse einsetzen, um sich die Zeit sinnvoller einzuteilen, braucht man nur eins: Man muss wissen, wo die 20% Aufwand zu finden sind, die 80% der zu erbringenden Leistung gewährleisten. Dann kann man sich Prioritäten setzen und alles andere um diese 20% Aufwand herumlegen, sodass effektive Arbeit sicher ist. Es ist gar nicht so einfach, die Ressourcen zu erkennen, die zum bestmöglichen Erfolg führen werden – am besten geht man dabei empirisch vor.

Das bedeutet, dass man jeden der bisherigen Arbeitsschritte genau hinterfragen und ermitteln muss, wie effektiv man damit wirklich ist. Wenn sich dabei herausstellt, dass ein Arbeitsschritt viel Zeit erfordert und nur wenig für diese Investition bietet, kann er nicht zu den 20% gehören, die man sucht. Dann muss man sich überlegen, ob man andere Prioritäten setzen und ihn auslagern kann oder ob man optimieren muss, damit er schneller und effektiver geht.

Er ist ein großartiger Theoretiker, der seine Gedanken wunderbar plastisch darzustellen vermag. Nun wundern Sie sich vielleicht, in welchem Zusammenhang ein simples Telefongespräch über eine Servicehotline mit der umfassenden Theorie der Kommunikation stehen soll.

Um diesen Aspekt zu verdeutlichen eignet sich das inzwischen weltberühmte Beispiel von Schulz von Thun: „Da vorne ist Grün“. Anhand dieser harmlosen und an sich simplen Botschaft hat der Wissenschaftler deutlich gemacht, wie unterschiedlich ein Satz im Gespräch vom Empfänger gedeutet werden kann.

Jedes Kundengespräch setzt sich aus vielen kleinen Botschaften zusammen, bei denen Ihre Kenntnisse über Rhetorik und Kundenorientierung gefragt sind. Bitte bedenken Sie bei Ihrer Gesprächsführung immer, dass ihre Nachrichten vier unterschiedliche Aspekte in sich verbergen. Von Thun nannte diese Ebenen der Rhetorik die vier Ohren.

Dabei ist das erste Ohr der Sachaspekt der Nachricht. Der sachliche Aspekt dreht sich rein um den objektiven Inhalt des Satzes im Kontext der Gesprächsführung.

Das zweite Ohr für die erfolgreiche Kundenorientierung betitelte von Thun mit dem Begriff des Selbstoffenbarungaspektes. Diese Ebene gibt bewusst oder unbewusst etwas über die Stimmung oder die Befindlichkeit des Senders im Kundengespräch weiter.

Das dritte Ohr wird in diesem theoretischen Modell als der Appell- oder auch Aufforderungsaspekt definiert. Mit dem Ohr Nummer Drei oder eben dem Appellaspekt möchte der Sender im Telefongespräch eine bestimmte Reaktion auf der Seite des Empfängers, also des Kunden auslösen.

Das vierte Ohr schließlich handelt vom Beziehungsaspekt im Kundengespräch. Diese vierte Ebene ist sehr wichtig für die Kundenorientierung, denn sie definiert, in welcher Art der Beziehungsdynamik sich der Sender, also der Gesprächsleiter und der Empfänger, also der Kunde sich aktuell befinden.

Für die Verdeutlichung dieser vier Ebenen möchten wir das legendäre Beispiel mit der grünen Ampel noch einmal bemühen. Die beiden Teilnehmer der Kommunikation sitzen in diesem Fall in einem Auto, der Sender sagt zum Empfänger: „Du, da vorne ist grün“.

Der sachliche Inhalt dieser Nachricht ist natürlich ganz simpel. Der Aspekt der Selbstoffenbarung in der gewollte oder auch ungewollt angewandte Rhetorik bedeutet hier übersetzt: „Ich bin in Eile“. Der Appell dieser Nachricht lautet: „Fahr los“. Und der komplizierteste Aspekt von allen, nämlich der Beziehungsaspekt wird von Thun in diesem Beispiel so gedeutet, dass der Sender mit seiner Botschaft vermittelt, dass der Empfänger seine Hilfe benötigt. Denn ohne seinen „hilfreichen“ Hinweis würde der Empfänger anscheinend nicht erkennen, dass die Ampel auf Grün geschaltet hat.

Für den Sender, also den Mitarbeiter im Telefongespräch hat von Thun passend zu den vier Ohren die „vier Schnäbel“ entwickelt. Für die erfolgreiche Gesprächsführung und die optimale Kundenorientierung muss sich jeder Sender von Botschaften fragen, wie genau seine Äußerungen beim Empfänger landen werden.

Im Kundengespräch sollten sachliche Dinge klar und unmissverständlich formuliert werden. Damit die sachliche Ebene nicht verkehrt verstanden werden kann. Hier hilft der Einsatz von kurzen Sätzen. Die Gesprächsführung sollte auf der Beziehungsebene eine adäquate Verbindung zwischen Empfänger und Sender herstellen.

Wer zum Beispiel seinen Adressaten im Telefongespräch häufiger mit dem Namen anspricht, der signalisiert, dass er seinen Kunden ernst nimmt und persönlich wertschätzt. Dies gilt auch in der Hinsicht auf den Aspekt der Selbstoffenbarung, mit der persönlichen Anrede und anderen freundlichen Worten vermittelt der Sender seine ehrlichen und guten Motive.

Oft neigt man in der Rhetorik zu einem direkten Appell. Für das Kundengespräch ist es von Vorteil, diese Nachricht etwas versteckt zu formulieren, damit sich der Kunde zu nichts gedrängt fühlt. Anstatt: „Entscheiden Sie sich noch heute für unser neues Servicepaket“, kann besser der Satz eingesetzt werden: „Unser neues Servicepaket weist entscheidende Vorteile für Sie auf, Herr Müller“.

Geschrieben von:
Kompakttraining.de veranstaltet offene Seminare zu Themen der Betriebswirtschaft und Persönlichkeitsentwicklung. Das Kommunikationstraining Gesprächsführung und Rhetorik behandelt Praxisnah die Grundlagen der Kommunikationspsychologie. Das inbound Telefontraining Kundengespräch und Beschwerdemanagement behandelt die Kundenorientierung im Service Alltag.

Das Zeitmanagement eines Verkäufers ist die Grundlage für eine erfolgreiche Arbeit. Grundlage ist ebenso ein durch und durch strukturiertes Selbstmanagement, das ein Höchstmaß an Selbstdisziplin erfordert, um eine Steigerung der tatsächlichen Arbeitszeit zu erzielen. Eine effektive, aber individuell zugeschnittene Selbstorganisation ist mit einigen Tipps für jeden Verkäufer machbar. Voraussetzung ist ebenfalls ein hohes Maß an Selbstdisziplin und die Erkenntnis, dass nur Arbeiten mit Struktur den gewünschten Erfolg im Vertrieb bringen kann.

Biorhythmus und Life-Work-Balance

Ein erfolgreiches Zeitmanagement wird oft vom persönlichen Biorhythmus bestimmt, auf den man normalerweise nur wenig Einfluss hat. Jeder Mensch hat seine eigenen Rhythmen, die als Biorhythmen bezeichnet werden, im Körper eines Menschen physiologische Veränderungen verursachen. Ein Verkäufer, der seine Rhythmen kennt, kann die Planung seines Tagesablaufs optimieren und den Tag positiver beginnen.

Ein weiterer wichtiger Punkt für erfolgreiche Selbstorganisation ist die Integration des Privatlebens in das tägliche Zeitmanagement, das unter dem Stichwort „Work-Life-Balance“ immer mehr an Bedeutung gewinnt. Es geht im Prinzip darum, dass ein Verkäufer durch gutes Selbstmanagement bzw. Zeitmanagement den richtigen Ausgleich zwischen Freizeit und Arbeit findet.

Tagesplan, To-do-Listen und das Eisenhower-Prinzip

Eine allgemeinverbindliche Empfehlung für einen perfekten Tagesplan gibt es nicht. Alleine die Unterschiede der Aufgaben für Verkäufer im Innendienst oder Aussendienst machen dies nicht möglich. Trotzdem gibt es für den Vertrieb in der Systematik eines Tagesplans Gemeinsamkeiten, die zu jeder Selbstorganisation gehören. Hierzu gehört auch die sogenannte To-do-Liste, die das Zeitmanagement bei der Selbstorganisation bestimmt.

Hilft dem Vertrieb das sogenannte Eisenhower-Prinzip?

Tatsächlich wird das Eisenhower-Prinzip nicht selten als Grundlage für einen erfolgreichen Aussendienst gelehrt. Die Optimierung von Verkauf und Vertrieb soll dadurch erfolgen, dass man ein Zeitmanagement in Kategorien einteilt: 1. Wichtiges/Dringendes zuerst erledigen, 2. Unwichtiges/Nichtdringendes aussortieren! Grundsätzlich gilt im Eisenhower-Prinzip: Wichtiges selbst erledigen, Unwichtiges an Mitarbeiter delegieren! Allerdings ist dieses Prinzip nicht unumstritten, denn jedes Selbstmanagement erfordert auch Flexibilität, die besonders im Verkauf und Vertrieb unverzichtbar ist.

Paretoprinzip 80/20 und ABC-Analyse

Jeder gute Vertrieb kennt das Paretoprinzip. Was nichts anderes heißt, dass man mit weniger Aufwand bessere Verkaufsergebnisse erzielt. Das 80/20-Paretoprinzip beantwortet die für einen Verkäufer, der in Selbstorganisation arbeitet, so wichtige Frage: „Wie viel Prozent des Ergebnisses erziele ich mit wie viel Prozent meines Einsatzes?“ Das Ergebnis: In der Regel führen nur 20 Prozent des Arbeitsaufwands zum Erfolg, was bedeutet, dass Zeitaufwand und Erfolg in einem Missverhältnis stehen.

Ein Beispiel aus dem Vertrieb: Vergleicht man die Zahl der Kunden und deren Umsatz, stellt man schnell fest, dass nur 20 Prozent der Kunden ca. 80 Prozent Umsatz bringen. Vergleicht man Produkte und die Verteilung deren Umsatzes stellt man fest, dass rund 20 Prozent der Verkaufsprodukte für 80 Prozent des Umsatzes stehen. Diese Erkenntnisse müssen dazu führen, dass im Vertrieb und im Aussendienst effektiveres Arbeiten zumindest diskutiert wird.

Auf Grundlage des Paretoprinzips 80/20 wurde die ABC-Analyse entwickelt, sie ist ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren in Form einer Programmstrukturanalyse. Heute ist die ABC-Analyse in Vertrieb und Verkauf ein perfektes Mittel um zu ermitteln, welche Produkte sich gut und welche sich schlecht verkaufen. Die Gliederung ist recht einfach, denn in der Gruppe A werden die Produkte eingeordnet, die einem Betrieb den größten Umsatz bringen, in der Gruppe C diejenigen mit dem wenigsten. So ist es möglich neue Prämissen zu setzen oder Rationalisierungsmaßnahmen einzuleiten.

Terminplanung sowie Wochen- und Monatsplan

Im Verkauf ist nichts wichtiger als strategisches und organisatorisches Vorgehen. Hierzu gehören unverzichtbar Terminplanung sowie Wochen- und Monatspläne. Gut strukturierte Planung hilft Arbeitsabläufe zu optimieren, Kundentermine nach Priorität effektiv zu vereinbaren und Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Kurzfristige Planungen sind im Aussendienst oft unumgänglich, auch dies muss man im Selbstmanagement berücksichtigen, was heißt, dass Terminplanungen in Wochen- und Monatsplänen genügend „Luft“ enthalten müssen.
Fazit

Dies alles bedeutet, dass in den erwähnten Bereichen Kontrollmechanismen im Selbstmanagement unverzichtbar sind, um beste Umsätze zu erzielen. Unverzichtbar sind aber auch die Auswertungen, ob ein Verkäufer tatsächlich erfolgsorientiert und effektiv arbeitet. Hierzu dienen die oben aufgeführten analytischen Instrumente, die aufzeigen, wo noch Verbesserungen möglich sind – bis hin zu einschneidenden Rationalisierungsmaßnahmen.

Geschrieben von: Die Kompakttraining.de Gbr veranstaltet offene Seminare zu zahlreichen Themen der Betriebswirtschaft und Persönlichkeitsentwicklung. Die Zeitmanagement Seminare und Verkaufstrainings dabei ein besonderer Schwerpunkt.

Ursachen von Studentenstress

Es gibt praktisch zwei herausragende Möglichkeiten die zu Stress führen können, einmal bei denjenigen Studenten die sich viel zu viel vorgenommen haben und dann diejenigen, die das, was auf sie zukommt, total unterschätzen. Vor allem Bachelor- und Masterstudenten stellen schnell fest, dass ihnen Zeitdruck nicht erspart bleibt, und nicht wenige sehen sich überfordert. Das Erlernen von erfolgreichem Selbstmanagement ist heute unverzichtbar, erfordert in der Konsequenz allerdings ein gehöriges Maß an Selbstdisziplin, erleichtert aber in erheblichem Maße die erfolgreiche Bewältigung von Semesterstress.

Zeitmanagement und Wochenplan

Das wirksamste Mittel gegen diese Problematik ist richtiges Zeitmanagement mit dem Ziel, einen strukturierten Tagesablauf zu erreichen. Für den kurzen Zeitraum einer Woche ist ein strategischer Wochenplan eine gute Möglichkeit, Zeit zu managen. Vielleicht noch wichtiger ist die strategische Planung durch ein Zeitmanagement für ein ganzes Semester, und zwar bevor es beginnt. Hierbei helfen vor allem Modulhandbücher oder Musterpläne, die es für jedes Studium gibt – sie sind die Grundlagen für jeglichen Zeitplan.

Die Ursachen

Im Prinzip ist der Aufbau von Bachelor und Master das Problem, das Studium ist starr und unflexibel, die Wahlmöglichkeiten haben sich reduziert, die Semester bauen direkt aufeinander auf, und auch die Wartezeit für das Wiederholen einer Prüfung kann bis zu einem Jahr betragen. Steht am Semesterende bereits der erste Abschluss, erhöht sich der Druck auf die Studenten noch einmal erheblich. Nur wer sich durch diszipliniertes Selbstmanagement und einen strikten Zeitplan auf ein Semester vorbereitet hat, wird es zumindest mit weniger Stress bewältigen können.
Wichtig: Man sollte immer im Hinterkopf behalten, dass Bachelor und Master Studiengänge sind, die als Vollzeitstudium gedacht sind.

Selbstmanagement: Weniger ist mehr durch gutes Zeitmanagement

Einer der größten Fehler beim Erstellen eines Zeitplans sind überladene Zeitpläne. Man bürdet sich leicht ein Pensum auf, das man bei näherer Betrachtung gar nicht bewältigen kann: strukturiertes Vorgehen ist angesagt! Dieses beginnt mit einem Wochenplan, der sämtliche Veranstaltungen beinhalten muss, um einen Überblick zu erhalten. Fügt man dann noch private Pflichttermine hinzu, dann hat man direkt vor Augen, ob man alle Vorhaben auch tatsächlich bewältigen kann. Fachleute sprechen vom Erfolg durch Visualisierung.

Nicht vergessen: Für eine Stunde Vorlesung sollte eine weitere Stunde zur Nachbereitung eingeplant werden. Fehlt ein Zeitplan, schnappt schneller als man denkt die Zeitfalle zu, was heißt, nichts auf das Semesterende verschieben, es kommt schneller als man denkt.

Fazit und einige Tipps

Wer sich einen Zeitplan oder Wochenplan erstellt, sollte sich nicht nur auf die Prioritäten des Studiums konzentrieren, sondern sich selbst nicht vergessen. Nur wer sich ein privates Rückzugsgebiet gönnt, kann abschalten und neue Kraft für den nächsten Tag sammeln. Selbstmanagement ist eine Chance, das Studium ohne großen Stress zu überstehen – und das ist gut für Geist, Körper und Seele.

Nach dem Eisenhower-Prinzip werden alle anstehenden Aufgaben in vier Gruppen unterteilt. Als Kriterien gelten dabei die Merkmale wichtig und nicht wichtig sowie dringen und nicht dringend. Demnach entstehen dann die folgenden Gruppen:

Die erste Gruppe umfasst Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind. Diese Aufgaben können weder zeitlich aufgeschoben werden, noch können sie an andere Menschen delegiert werden, da sie so wichtig sind, dass man sie selbst erledigen muss.

In der zweiten Gruppe befinden sich dann Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Für diese Aufgaben müssen lediglich Termine gefunden werden. Hier kann man entscheiden, ob man die Dinge selbst in die Hand nimmt oder an andere weitergibt und die Erledigung lediglich zum gegebenen Zeitpunkt kontrolliert.

Alle Aufgaben, die nicht wichtig aber dringend sind, bilden die dritte Gruppe. Da sie nicht wichtig sind und oft zu den Routinearbeiten gehören, können diese Aufgaben ruhig delegiert werden. Dabei sollte man jedoch auf die sofortige Erledigung achten, die diese Aufgaben nicht aufgeschoben werden können.

Und schließlich bleiben noch alle Aufgaben, die nicht wichtig und auch nicht dringend sind. Sie gehören in die vierte Gruppe. Diese Aufgaben können langfristig geplant werden oder in einzelnen Fällen auch einfach vollkommen aus der Aufgabenliste gestrichen werden.

Doch wie wendet man das Eisenhower-Prinzip nun an, um das eigene Zeitmanagement in den Griff zu bekommen?

Im Grunde kann man jede Aufgabe, die man auf den Tisch bekommt, sofort einer der Gruppen zuordnen und dementsprechend behandeln. Erhält man beispielsweise eine E-Mail, kann man sich überlegen, ob die Antwort dringend und wichtig ist und somit sofort erfolgen sollte oder ob es genügt, die Antwort-Mail am Ende des Tages oder gar am nächsten Tag erst zu schreiben. Wem es schwer fällt, die Aufgaben einer Gruppe zuzuordnen, sollte sich immer vor Augen halten, welche Folgen das Nichterledigen haben könnte. Wenn die Mail nicht bis 16 Uhr beantwortet wird, verliert man dann einen Kunden? Oder geht eine Lieferung nicht raus? Je nach Antwort merkt man, ob die Erledigung der Aufgabe dringend oder wichtig oder vielleicht auch beides ist.

Sehr effektiv funktioniert diese Zeitmanagement -Methode, wenn man jede Aufgabe sofort gruppiert. Eine andere Möglichkeit besteht darin, anfallende Aufgaben zu sammeln und dann nach und nach durchzugehen und in die Gruppen zu sortieren. Das Sortieren an sich kann unterschiedlich erfolgen. Manche Menschen können sich die Zuordnung der Aufgaben im Kopf merken, ohne durcheinander zu kommen. Anderen hilft es hingegen, auf einem Zettel die Aufgaben in die entsprechenden Gruppen zu sortieren, um einen besseren Überblick zu erhalten.

Beim Abarbeiten der Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip sollte man sich zunächst die Aufgaben aus dem Bereich „dringend und wichtig“ vornehmen und zudem die Aufgaben mit den Merkmalen „nicht wichtig, aber dringend“ delegieren. Dann gilt es für die Aufgaben aus der „wichtig, aber nicht dringend“-Gruppe Termine zu finden. Und wann kümmert man sich um die Aufgaben der vierten Gruppe? Gar nicht. Schließlich sind diese weder wichtig noch dringend und wurden bereits von der To-Do-Liste gestrichen.
So macht Arbeit Spaß!